Tư vấn luật lao động, tầm quan trọng của việc lưu trữ và đăng ký nội quy lao động

1. Tính bắt buộc và yêu cầu khi ban hành, đăng ký nội quy lao động  

1.1 Tính bắt buộc của việc ban hành và đăng ký Nội quy lao động 

Theo khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 được hướng dẫn tại khoản 1 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP (“Nghị định 145/2020”), doanh nghiệp có nghĩa vụ ban hành Nội quy lao động khi:  

• Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên: thì phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản.

• Người sử dụng lao động sử dụng sử dụng dưới 10 người lao động: không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động. 

Tiếp đó, theo khoản 2 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động.  

1.2 Yêu cầu khi ban hành Nội quy lao động 

Theo khoản 3, 4 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 được hướng dẫn tại khoản 3, 4 Điều 69 Nghị định 145/2020, doanh nghiệp phải tuân thủ các nghĩa vụ sau khi thực hiện ban hành Nội quy lao động: 

• Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Việc tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 41 Nghị định này. 

• Nội quy lao động sau khi ban hành phải được gửi đến từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và thông báo đến toàn bộ người lao động, đồng thời niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc. 

2. Các nội dung cơ bản của nội quy lao động  

Nội quy lao động cần bao gồm các nội dung cơ bản sau để đáp ứng quy định tại khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 được hướng dẫn tại khoản 2 Nghị định 145/2020 và đảm bảo quyền lợi cho cả doanh nghiệp và người lao động: 

• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương;  

• Trật tự tại nơi làm việc: quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động;  

• An toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc: trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc; 

• Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc: người sử dụng lao động quy định về phòng, chống quấy rối tình dục theo quy định tại Điều 85 Nghị định này; 

• Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật; 

• Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động: quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 29 của Bộ luật Lao động 2019; 

• Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động: quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm; 

• Trách nhiệm vật chất: quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức; mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại; 

• Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động quy định tại khoản 3 Điều 18 của Bộ luật Lao động 2019 hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động. 

Bên cạnh các nội quy cơ quan nêu trên, người sử dụng lao động có thể quy định thêm các nội dung khác. Tuy nhiên, để đảm bảo Nội quy lao động hợp pháp, các quy định của nội quy lao động không trái với pháp luật lao động và quy định của pháp luật có liên quan.   

3. Quy trình đăng ký nội quy lao động tại cơ quan nhà nước 

Đăng ký nội quy lao động tại cơ quan nhà nước là bước quan trọng để nội quy có giá trị pháp lý, bảo vệ quyền lợi của cả doanh nghiệp và người lao động. 

3.1 Cơ quan có thẩm quyền đăng ký 

Căn cứ theo quy định tại Điều 67 Nghị định 129/2025/NĐ-CP, căn cứ điều kiện cụ thể, cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc đăng ký nội quy lao động. 

Theo đó, cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được đề cập đến là Sở Nội vụ; Ban quản lý các khu chế xuất và công nghiệp thành phố. Cơ quan chuyên môn về lao động cấp huyện: Phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân cấp huyện. 

Tùy thuộc vào phạm vi, chức năng của các cơ quan và phạm vi hoạt động của người sử dụng lao động mà Ủy ban nhân dân ở cấp tỉnh sẽ thực hiện việc ủy quyền này. 

3.2 Thủ tục đăng ký nội quy lao động  

Theo quy định tại Phần II của Quyết định 628/QĐ-BNV, quy trình đăng ký nội quy lao động bao gồm các bước sau: 

1. Giai đoạn chuẩn bị hồ sơ  

• Thành phần hồ sơ bao gồm:  

  • Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động; 

  • Nội quy lao động; 

  • Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở; 

  • Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có) 

• Số lượng hồ sơ: 01 bộ - Mỗi văn bản 01 Bản chính 

2. Giai đoạn nộp hồ sơ  

Thực hiện theo một trong các hình thức sau: nộp hồ sơ qua cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến (địa chỉ tại: https://dichvucong.gov.vn), qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền.  

Phí chung cho cả 03 hình thức: 0 đồng 

3. Giai đoạn nhận kết quả  

Thời hạn giải quyết hồ sơ: 07 ngày làm việc từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký.  

Kết quả thực hiện thủ tục: Thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại nội quy lao động (nếu nội dung nội quy lao động có quy định trái với pháp luật). Doanh nghiệp đến cơ quan đã nộp hồ sơ để nhận kết quả. Trong trường hợp nộp hồ sơ qua cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến thì nhận kết quả tại cùng địa chỉ trực tuyến trên (địa chỉ tại: https://dichvucong.gov.vn) 

Hiện nay, khi thực hiện đăng ký nội quy lao động tại thành phố Hồ Chí Minh, Công văn 1351/SNV-LĐTLBHXH (“Công văn 1351”) hướng dẫn như sau: 

• Đối với trường hợp thẩm quyền tiếp nhận đăng ký thuộc Sở Nội vụ thành phố Hồ Chí Minh 
  • Đăng ký hồ sơ nội quy lao động đến Sở Nội vụ tại Cổng dịch vụ công Quốc gia (địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn). Thành phần hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm các văn bản như chúng tôi đã trình bày tại mục 3.2. 
  • Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động, Sở Nội vụ trả kết quả hồ sơ đăng ký nội quy lao động tại Cổng dịch vụ công Quốc gia (địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn). 

• Đối với Ban Quản lý các Khu chế xuất và công nghiệp Thành phố, Ban Quản lý Khu Công nghệ cao Thành phố  

Thực hiện theo hướng dẫn của Ban Quản lý các Khu chế xuất và công nghiệp Thành phố, Ban Quản lý Khu Công nghệ cao Thành phố. 

3.3 Những lỗi thường gặp và cách khắc phục 

4. Ý nghĩa và tầm quan trọng của lưu trữ, cập nhật định kỳ 

Việc xây dựng, đăng ký, lưu trữ và cập nhật nội quy lao động đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo môi trường làm việc công bằng, minh bạch. 

4.1 Lợi ích pháp lý khi đăng ký và lưu trữ 

• Bảo vệ tính hợp pháp: Nội quy đã đăng ký là cơ sở vững chắc để chứng minh tính hợp pháp của các quyết định xử lý kỷ luật lao động trong các tranh chấp hoặc kiện tụng. 

• Hỗ trợ xử lý tranh chấp: Giúp giải quyết khiếu nại, xử lý kỷ luật nhanh chóng và minh bạch theo quy trình đã được pháp luật công nhận. 

• Nâng cao uy tín: Tạo minh bạch trong quản lý nhân sự và văn hóa doanh nghiệp, tăng niềm tin của người lao động. 

4.2 Cách doanh nghiệp quản lý và cập nhật 

• Lưu trữ: Lưu trữ bản cứng có xác nhận của Sở Nội vụ tại văn phòng nhân sự và bản mềm trên hệ thống quản lý nội bộ. 

• Cập nhật định kỳ: Định kỳ ít nhất mỗi năm hoặc ngay lập tức khi Bộ luật Lao động hay các văn bản hướng dẫn có sửa đổi, bổ sung. 

• Phổ biến: Phổ biến công khai nội quy đã đăng ký cho toàn bộ người lao động được biết trước khi áp dụng. 

Câu hỏi thường gặp về Nội quy lao động 

1. Nội quy lao động bắt buộc phải đăng ký không? 
   Có, doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản và thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành. 

2. Bao lâu nên cập nhật nội quy lao động một lần? 
   Nên rà soát và cập nhật ít nhất mỗi năm hoặc khi có thay đổi về pháp luật lao động và chính sách công ty. 

3. Ai chịu trách nhiệm xây dựng nội quy lao động? 
   Doanh nghiệp, thường là phòng nhân sự phối hợp với chuyên gia pháp luật để đảm bảo tính hợp pháp. 

4. Nội quy lao động có áp dụng cho nhân viên hợp đồng thời vụ không? 
   Có, nội quy lao động áp dụng cho tất cả người lao động làm việc tại công ty. 

5. Có thể sử dụng nội quy lao động mẫu từ internet không? 
   Không nên, doanh nghiệp phải điều chỉnh nội dung cho phù hợp với đặc thù và tình hình thực tế của mình để nội quy có hiệu lực và dễ áp dụng. Doanh nghiệp có thể nhờ đơn vị tư vấn pháp lý chuyên nghiệp để hỗ trợ xây dựng Nội quy phù hợp với pháp luật và chính sách doanh nghiệp. 

6. Lưu trữ nội quy lao động bằng file mềm có hợp pháp không? 
   Có, nhưng phải đảm bảo an toàn, truy cập dễ dàng và lưu trữ song song bản cứng đã có xác nhận. 

Nội quy lao động là công cụ pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự, giảm rủi ro pháp lý và xây dựng văn hóa làm việc minh bạch. Việc đăng ký, lưu trữ và cập nhật định kỳ là cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp và bảo vệ quyền lợi người lao động. Lexsol tư vấn doanh nghiệp xây dựng nội quy lao động chuẩn pháp luật, đồng thời hướng dẫn thủ tục đăng ký và lưu trữ hiệu quả. 

Liên hệ Lexsol để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ xây dựng, đăng ký nội quy lao động đúng chuẩn, tối ưu quyền lợi cho doanh nghiệp và người lao động.