Cấp lại giấy phép lao động 2025: Những điểm mới trong thủ tục

1. Cấp lại giấy phép lao động là gì? Khi nào cần đề nghị cấp lại giấy phép lao động? 

Cấp lại giấy phép lao động là quy trình giúp người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam sau khi giấy phép cũ bị mất hoặc bị hư hỏng không sử dụng được hoặc có thay đổi thông tin ghi trên giấy phép. 

Giấy phép lao động được cấp lại khi thuộc một trong các trường hợp quy định tại Điều 23 Nghị định 219/2025/NĐ-CP ngày 07/08/2025 quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam (“Nghị định 219/2025/NĐ-CP”) gồm: 

• Giấy phép lao động còn thời hạn bị mất hoặc bị hư hỏng không sử dụng được. 
• Thay đổi một trong các nội dung ghi trong giấy phép lao động còn thời hạn: họ và tên; quốc tịch; số hộ chiếu; đổi tên người sử dụng lao động mà không thay đổi mã số định danh của người sử dụng lao động.

Như vậy, khi thuộc một trong các trường hợp nêu trên thì người sử dụng lao động cần thực hiện thủ tục đề nghị cấp lại giấy phép lao động cho người lao động. 

Việc tuân thủ đúng thời hạn đề nghị cấp lại giấy phép lao động giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt hành chính và đảm bảo quyền lợi cho người lao động nước ngoài.   

2. Thủ tục đề nghị cấp lại giấy phép lao động mới nhất năm 2025 

Thủ tục đề nghị cấp lại giấy phép lao động theo quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP gồm các giai đoạn sau:  

1. Giai đoạn chuẩn bị hồ sơ  

Theo quy định tại Điều 24 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thành phần, số lượng hồ sơ và và phí, lệ phí đề nghị cấp lại giấy phép lao động như sau:  

a) Thành phần hồ sơ: 

• Văn bản đề nghị cấp lại giấy phép lao động của người sử dụng lao động theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP. 

• 02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính). 

• Giấy tờ chứng minh việc thay đổi một trong các nội dung ghi trong giấy phép lao động còn thời hạn: họ và tên; quốc tịch; số hộ chiếu; đổi tên người sử dụng lao động mà không thay đổi mã số định danh của người sử dụng lao động. 

• Giấy phép lao động còn thời hạn, trừ trường hợp bị mất hoặc bị hư hỏng không sử dụng được. 

b) Số lượng hồ sơ: 01 bộ. 

c) Phí, lệ phí: Theo quy định tại các văn bản hướng dẫn Luật Phí và lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. 

Hiện nay, trên đa số các tỉnh, lệ phí để cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài là 450.000 VNĐ/01 giấy phép. Trước đây, việc cấp lại giấy phép lao động hiện nay tại Thành phố Hồ Chí Minh có lệ phí là 450.000 VNĐ/01 giấy phép căn cứ theo Nghị quyết 09/2022/NQ-HĐND ngày 08/07/2022 về mức thu lệ phí cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.

Tuy nhiên, hiện tại, căn cứ theo Quy trình số 04 Cấp giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam (Ban hành kèm Quyết định số 1519/QĐ-UBND ngày tháng năm 2025 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố) thì việc cấp lại giấy phép lao động được miễn lệ phí khi nộp hồ sơ trực tuyến, và lệ phí hồ sơ nộp trực tiếp là 600.000 đồng. 

2. Giai đoạn nộp hồ sơ  

Trình tự nộp hồ sơ theo quy định tại Điều 25 Nghị định 219/2025/NĐ-CP gồm:  

• Người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài làm việc.  

• Hiện nay, đã có Quyết định 886/QĐ-BNV quy định về thủ tục hành chính mới nhất. Theo đó, phương thức nộp hồ sơ có thể là trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia; trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua uỷ quyền.  

Tùy theo từng phương thức nộp, nơi tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ như sau:  

• Hệ thống thông tin giải quyết TTHC: https://dichvucong.gov.vn 

• Nếu thực hiện thủ tục ở TPHCM, thì sẽ nộp và nhận kết quả trực tiếp và bưu chính công ích tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả - Ban Quản lý các Khu chế xuất và công nghiệp thành phố Hồ Chí Minh: a) Trụ sở 1: số 35 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Phường Sài Gòn, Thành phố Hồ Chí Minh; Trụ sở 2: Tòa nhà Trung tâm Hành chính Bình Dương; Trụ sở 3: Tòa nhà Trung tâm Hành chính Bà Rịa - Vũng Tàu; hoặc tại Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh 159 Pasteur, phường Xuân Hòa, TP.Hồ Chí Minh. 

• Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương chuyển hồ sơ theo quy định của pháp luật đến cơ quan có thẩm quyền cấp lại giấy phép lao động.   

3. Giai đoạn nhận kết quả  

• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động hợp lệ theo quy định, cơ quan có thẩm quyền thực hiện cấp lại giấy phép cho người lao động nước ngoài.  

• Trường hợp không được cấp lại giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài thì cơ quan có thẩm quyền phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.  

• Theo quy định tại Điều 26 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy phép lao động được cấp lại có thời hạn bằng thời hạn của giấy phép lao động đã được cấp trừ đi thời gian người lao động nước ngoài đã làm việc tính đến thời điểm đề nghị cấp lại giấy phép.  

Ví dụ bà H là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam có giấy phép lao động với thời hạn 24 tháng, từ ngày 01/01/2023 đến 01/01/2025. Tại thời điểm đề nghị cấp lại giấy phép lao động, bà H đã làm việc được 12 tháng. Vì vậy, thời hạn trong giấy phép lao động được cấp lại sẽ là 12 tháng, tức thời hạn từ ngày 01/01/2024 đến 01/01/2025. 

3. Những điểm mới trong thủ tục cấp lại giấy phép lao động 

Từ năm 2025, một số quy định mới được ban hành nhằm đồng bộ hóa dữ liệu và số hóa thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp. 

Một số điểm mới nổi bật như:  

• Các yêu cầu đối với hồ sơ được tối giản hơn, tạo thuận lợi và nhanh chóng cho người nộp đơn. 

• Bổ sung và nêu rõ các phương thức nộp đơn bao gồm trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia; trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua uỷ quyền.  

Những thay đổi này giúp thủ tục minh bạch và nhanh chóng hơn, hạn chế rủi ro pháp lý và tạo môi trường làm việc thuận lợi cho cả doanh nghiệp lẫn người lao động nước ngoài. 

4. Lưu ý khi thực hiện thủ tục đề nghị cấp lại giấy phép lao động 

Để quá trình cấp lại giấy phép lao động diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần lưu ý những lỗi sai thường gặp như sau: 

• Không chuẩn bị đầy đủ giấy tờ hoặc hình thức giấy tờ không đúng quy định. 

• Thiếu bản dịch công chứng hợp lệ. 

• Điền sai thông tin trong văn bản đề nghị. 

• Không theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ điện tử nếu làm thủ tục trực tuyến. 

Mẹo giúp nhanh gọn và hợp pháp 

• Kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi nộp. 

• Sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý chuyên nghiệp từ Lexsol để tránh các lỗi và đảm bảo thực hiện thủ tục nhanh chóng, đúng quy định pháp luật. 

• Lưu trữ đầy đủ biên nhận, email phản hồi để thuận tiện khi có vấn đề phát sinh. 

Những lưu ý này giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý và đảm bảo hoạt động lao động nước ngoài không bị gián đoạn. 

Câu hỏi thường gặp về cấp lại giấy phép lao động 

1. Cấp lại giấy phép lao động mất bao lâu? 
Thời gian xử lý là 3 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. 

2. Có thể nộp hồ sơ cấp lại online không? 
Có thể nộp hồ sơ online qua trang Cổng Dịch vụ công quốc gia. 

3. Hậu quả nếu không thực hiện thủ tục đề nghị cấp lại giấy phép? 
Người lao động nước ngoài có thể bị thu hồi giấy phép lao động, kéo theo các hệ lụy như mất tư cách lao động hợp pháp, bị trục xuất và ảnh hưởng đến thẻ tạm trú. Ngoài ra, cả người lao động, người sử dụng lao động đều có thể bị xử phạt hành chính.  

Thủ tục cấp lại giấy phép lao động 2025 có nhiều điểm mới giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn, nhưng cũng đòi hỏi sự chính xác, tuân thủ chặt chẽ quy định pháp luật. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, nắm rõ quy trình và thời hạn sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tránh vi phạm. 

Liên hệ Lexsol để được tư vấn pháp lý chuyên sâu, hỗ trợ thực hiện thủ tục cấp lại giấy phép lao động nhanh chóng, đúng luật và hiệu quả.