Vì sao doanh nghiệp FDI phải cập nhật hộ chiếu của người đại diện pháp luật kịp thời

Trong quá trình hoạt động tại Việt Nam, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) thường tập trung vào các thủ tục trọng yếu như xin Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC), Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC), giấy phép lao động hoặc thẻ tạm trú cho người lao động nước ngoài/Người đại diện pháp luật là người nước ngoài. Tuy nhiên, trên thực tế, việc cập nhật thông tin hộ chiếu của người lao động nước ngoài/Người đại diện pháp luật là người nước ngoài lại là một nghĩa vụ tuân thủ quan trọng nhưng thường bị bỏ sót, dẫn đến nhiều hệ quả nghiêm trọng cho hoạt động kinh doanh.

Đối với doanh nghiệp FDI, người đại diện pháp luật không chỉ là cá nhân đứng tên trên giấy phép, mà còn là chủ thể gắn liền với toàn bộ hoạt động pháp lý, ngân hàng và xuất nhập cảnh của doanh nghiệp. Do đó, khi hộ chiếu của người đại diện pháp luật hết hạn hoặc được cấp mới, việc cập nhật thông tin kịp thời là yêu cầu mang tính bắt buộc.

1. Hộ chiếu của người đại diện pháp luật có vai trò như thế nào?

Hộ chiếu của người đại diện pháp luật là giấy tờ định danh cốt lõi, được ghi nhận và sử dụng đồng bộ trong nhiều hồ sơ và hệ thống quản lý khác nhau, bao gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC);
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư trong trường hợp Nhà đầu tư cũng là người đại diện pháp luật của Công ty (IRC);
• Hồ sơ ngân hàng của công ty;
• Giấy phép lao động (Work Permit – WP);
• Thẻ tạm trú (Temporary Residence Card – TRC);
• Hồ sơ nội bộ doanh nghiệp.

Bất kỳ sự thay đổi nào liên quan đến hộ chiếu (số hộ chiếu, ngày cấp, ngày hết hạn) đều có thể khiến các hồ sơ nêu trên không còn thống nhất, từ đó phát sinh rủi ro về tuân thủ và vận hành.

2. Rủi ro phổ biến nếu không cập nhật hộ chiếu kịp thời 

2.1. Gián đoạn giao dịch ngân hàng của doanh nghiệp và cá nhân

Trên thực tế, một trong những vấn đề mà doanh nghiệp FDI thường gặp nhất là: 

2.1.1. Người đại diện pháp luật không thể thực hiện giao dịch ngân hàng do hộ chiếu hết hạn nhưng chưa được cập nhật.

2.1.2. Ngân hàng xác minh chủ tài khoản và người ký lệnh dựa trên thông tin hộ chiếu đã đăng ký. Khi hộ chiếu hết hạn hoặc thông tin không khớp, ngân hàng có quyền:

1. Tạm dừng hoặc từ chối giao dịch;
2. Không cho phép ký lệnh chuyển tiền;
3. Hạn chế hoặc khóa quyền truy cập Internet Banking.

Hệ quả là doanh nghiệp có thể không thực hiện được các giao dịch quan trọng như thanh toán cho nhà cung cấp, trả lương cho nhân sự hoặc chuyển vốn, gây ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh hằng ngày. Ngoài ra, tài khoản ngân hàng cá nhân của người đại diện pháp luật cũng có thể bị hạn chế giao dịch trong các trường hợp tương tự.

2.2. Ảnh hưởng đến giấy phép lao động và thẻ tạm trú

Hộ chiếu là cơ sở để cấp và quản lý giấy phép lao động và thẻ tạm trú cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam. Khi người lao động nước ngoài/người đại diện pháp luật là người nước ngoài được cấp hộ chiếu mới, thông tin trên WP và TRC cần được đảm bảo trùng khớp tuyệt đối với hộ chiếu hiện hành.

Nếu không cập nhật:

2.2.1. Thông tin trên TRC và hộ chiếu mới không đồng nhất;

2.2.2. Có thể phát sinh vướng mắc khi xuất cảnh hoặc nhập cảnh;

2.2.3. Gặp khó khăn khi gia hạn visa, WP hoặc TRC;

2.2.4. Bị yêu cầu giải trình hoặc điều chỉnh hồ sơ với cơ quan xuất nhập cảnh.

Những vấn đề này không chỉ ảnh hưởng đến cá nhân người đại diện pháp luật, mà còn có thể làm gián đoạn kế hoạch công tác, điều hành và quản trị doanh nghiệp.

2.3. Rủi ro pháp lý và quản trị doanh nghiệp

Việc không cập nhật hộ chiếu kịp thời còn khiến hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp trở nên không đồng bộ, dẫn đến:

2.3.1. Khó khăn khi ký kết hợp đồng hoặc làm việc với đối tác;

2.3.2. Rủi ro bị đánh giá là không tuân thủ nghĩa vụ cập nhật thông tin doanh nghiệp;

2.3.3. Phát sinh vấn đề khi thực hiện các thủ tục pháp lý khác như điều chỉnh giấy phép, thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp hoặc thực hiện giao dịch đầu tư.

3. Doanh nghiệp FDI cần cập nhật những giấy tờ nào?

Tùy vào từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp có thể cần thực hiện cập nhật thông tin hộ chiếu của Người đại diện pháp luật trên các hồ sơ sau:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC);
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC);
• Hồ sơ ngân hàng (tài khoản công ty và cá nhân);
• Giấy phép lao động (WP);
• Thẻ tạm trú (TRC).

Việc cập nhật cần được thực hiện đồng bộ và đúng trình tự, nhằm đảm bảo thông tin pháp lý của doanh nghiệp luôn nhất quán.

4. Khuyến nghị thực tiễn cho doanh nghiệp FDI

Đối với doanh nghiệp có người lao động nước ngoài/người đại diện pháp luật là người nước ngoà, việc chủ động theo dõi thời hạn hộ chiếu là yếu tố then chốt trong quản trị tuân thủ. Doanh nghiệp nên:

• Kiểm tra định kỳ thời hạn hộ chiếu của người lao động nước ngoài/người đại diện pháp luật là người nước ngoà;
• Chuẩn bị hồ sơ cập nhật ngay khi có hộ chiếu mới;
• Không chờ đến khi phát sinh vướng mắc ngân hàng hoặc xuất nhập cảnh mới xử lý.

Cập nhật hộ chiếu kịp thời không chỉ là nghĩa vụ pháp lý, mà còn là biện pháp phòng ngừa rủi ro hiệu quả, giúp doanh nghiệp FDI duy trì hoạt động ổn định và liên tục tại Việt Nam.

Nếu doanh nghiệp của bạn có người lao động nước ngoài/người đại diện pháp luật là người nước ngoà và cần hỗ trợ cập nhật hộ chiếu, điều chỉnh giấy phép, hoặc xử lý các vấn đề liên quan đến ngân hàng và xuất nhập cảnh, Lexsol Law Firm sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ trọn gói.

Liên hệ Lexsol để được tư vấn chi tiết:

Website: https://lexsolasia.com/en/

Email: info@lexsolasia.com

Hotline: 035 981 9008