NGHỊ QUYẾT 12/2026/NQ-HĐND: DOANH NGHIỆP CẦN LƯU Ý GÌ VỀ VIỆC CẮT GIẢM THÀNH PHẦN HỒ SƠ?

Có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, Nghị quyết số 12/2026/NQ-HĐND của Hội đồng nhân dân Thành phố Hà Nội đã điều chỉnh một số thủ tục hành chính trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp theo hướng tinh gọn thành phần hồ sơ và rút ngắn thời gian giải quyết. Đây là bước tiến tích cực trong cải cách thủ tục hành chính, nhưng cũng dễ khiến doanh nghiệp hiểu lầm rằng những tài liệu không còn phải nộp thì cũng không cần lưu giữ. Thực tế, cách hiểu này tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra các thành phần hồ sơ được cắt giảm và giải thích vì sao doanh nghiệp vẫn cần chuẩn bị, lưu trữ đầy đủ các tài liệu này.

1. Tinh giản thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo Nghị quyết 12/2026/NQ-HĐND

1.1. Các loại giấy tờ được cắt giảm khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp

Một trong những điểm đáng chú ý của Nghị quyết 12/2026/NQ-HĐND là việc cắt giảm thành phần hồ sơ phải nộp khi thực hiện một số thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Cụ thể tại khoản 1 Điều 4 quy định doanh nghiệp không còn phải nộp các tài liệu sau cho Cơ quan đăng ký kinh doanh:

- Điều lệ công ty;

- Bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện khi thực hiện thủ tục đăng ký thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước;

- Bản sao hoặc bản chính Biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc thay đổi vốn điều lệ;

- Báo cáo tài chính gần nhất với thời điểm quyết định giảm vốn điều lệ trong trường hợp công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên giảm vốn điều lệ trong các trường hợp sau:

• Hoàn trả một phần vốn góp cho thành viên theo tỷ lệ vốn góp sau khi đã hoạt động liên tục từ 02 năm trở lên kể từ ngày thành lập và vẫn đảm bảo thanh toán đầy đủ các khoản nợ, nghĩa vụ tài sản;
• Công ty mua lại phần vốn góp của thành viên theo quy định tại Điều 51 Luật Doanh nghiệp, bao gồm: trường hợp thành viên đã bỏ phiếu không tán thành đối với nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên liên quan đến quyền và nghĩa vụ của Hội đồng thành viên; tổ chức lại công ty hoặc các trường hợp khác theo quy định tại Điều lệ công ty.  

1.2. Rút ngắn thời gian giải quyết 

Ngoài việc cắt giảm thành phần hồ sơ, Điều 6 Nghị quyết 12/2026/NQ-HĐND còn quy định việc rút ngắn thời hạn giải quyết đối với một số thủ tục đăng ký doanh nghiệp, cụ thể:

- 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đối với các thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp (bao gồm doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh, doanh nghiệp được thành lập trên cơ sở chia, tách, hợp nhất) và đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh; thông báo lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài;

- 04 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đối với các thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh và giải thể doanh nghiệp.

2. Vì sao doanh nghiệp vẫn cần lưu trữ các loại hồ sơ này ?

2.1. Điều lệ công ty

Mặc dù không còn là thành phần hồ sơ phải nộp trong một số thủ tục đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ công ty vẫn là văn bản pháp lý nền tảng điều chỉnh tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp. Điều lệ quy định các nội dung quan trọng như quyền và nghĩa vụ của thành viên/cổ đông, cơ cấu tổ chức quản lý, thẩm quyền của từng cơ quan trong doanh nghiệp, trình tự thông qua quyết định, cũng như nguyên tắc phân chia lợi nhuận và xử lý lỗ. Vì vậy, việc xây dựng và lưu giữ đầy đủ Điều lệ không chỉ phục vụ công tác quản trị nội bộ mà còn là cơ sở quan trọng để giải quyết các tranh chấp phát sinh trong quá trình hoạt động.

2.2. Biên bản họp

Biên bản họp là căn cứ chứng minh cuộc họp được triệu tập đúng trình tự, đủ điều kiện tiến hành, đáp ứng tỷ lệ biểu quyết theo quy định và quyết định đã được thông qua đúng thẩm quyền. Khi phát sinh tranh chấp giữa các thành viên, cổ đông hoặc khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu giải trình, đây là một trong những tài liệu quan trọng để chứng minh tính hợp pháp của các quyết định nội bộ.

2.3. Báo cáo tài chính

Đối với trường hợp giảm vốn điều lệ của công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, báo cáo tài chính gần nhất tuy không còn phải nộp kèm hồ sơ đăng ký nhưng vẫn là tài liệu có ý nghĩa quan trọng. Báo cáo tài chính phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp và là căn cứ để chứng minh việc giảm vốn được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật. Trong trường hợp cơ quan nhà nước tiến hành hậu kiểm hoặc phát sinh tranh chấp với thành viên, chủ nợ hoặc đối tác, doanh nghiệp vẫn có thể phải xuất trình tài liệu này để chứng minh tính hợp pháp của việc giảm vốn và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của mình.

Xem thêm:Tìm hiểu về việc xây dựng và tính quan trọng của tài liệu nội bộ doanh nghiệp

3. Doanh nghiệp nên làm gì 

Để vừa tận dụng lợi ích của việc đơn giản hóa thủ tục hành chính, vừa hạn chế rủi ro pháp lý, doanh nghiệp nên:

- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nội bộ trước khi thực hiện bất kỳ thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp nào;

- Lưu trữ có hệ thống các quyết định, nghị quyết, biên bản họp, văn bản ủy quyền và các tài liệu liên quan;

- Thiết lập quy trình quản lý hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy để bảo đảm khả năng truy xuất khi cần;

- Thường xuyên rà soát hồ sơ pháp lý nhằm bảo đảm tính đầy đủ và thống nhất với thông tin đã đăng ký với cơ quan nhà nước.

Trên đây là tổng quan những thay đổi nổi bật của Nghị quyết 12/2026/NQ-HĐND trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần hiểu đúng phạm vi của các quy định mới để bảo đảm tuân thủ pháp luật, đồng thời tránh những sai sót trong quá trình quản lý và lưu trữ hồ sơ nội bộ. Trường hợp cần tư vấn về thủ tục đăng ký doanh nghiệp hoặc các vấn đề pháp lý liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp, Lexsol luôn sẵn sàng đồng hành và cung cấp các giải pháp pháp lý phù hợp.