Tìm hiểu về việc xây dựng và tính quan trọng của tài liệu nội bộ doanh nghiệp

Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp cần chú ý đến một số tài liệu nội bộ giúp cho việc quản trị, vận hành doanh nghiệp được tuân thủ pháp luật và minh bạch. Lexsol tổng hợp 05 loại tài liệu nội bộ mà Chủ Doanh Nghiệp cần chú ý dưới đây: 

1. Điều lệ công ty

Điều lệ công ty không chỉ để hoàn tất hồ sơ thành lập doanh nghiệp nộp cho Sở Tài chính, mà còn là công cụ đắc lực để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của công ty. Nền tảng pháp luật để xây dựng điều lệ có thể kể đến là pháp luật doanh nghiệp, thuế, kế toán, lao động,... mà sẽ được (các) chủ sở hữu của công ty đồng thuận xây dựng lên, có thể được sửa đổi, bổ sung bởi Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông, quy định “luật chơi tại sân nhà” của công ty để dự định sẵn hướng giải quyết, vận hành vấn đề phát sinh khi vận hành công ty, sở hữu cổ phần/phần vốn góp, quyền, nghĩa vụ người đại diện theo pháp luật, thành viên, giải quyết tranh chấp cho đến giải thể công ty.

Chẳng hạn, khi xảy ra tranh chấp nội bộ, điều lệ công ty sẽ được căn cứ vào để giải quyết. Như vậy, nếu điều lệ được lập có nội dung trái pháp luật thì sẽ vô hiệu mà không bảo vệ được quyền, lợi ích hợp pháp của các bên liên quan trong công ty.

2. Quy chế quản lý nội bộ của công ty

Bên cạnh “khung sườn” vận hành doanh nghiệp bởi điều lệ công ty, thì quy chế quản lý nội bộ chính là tập hợp toàn bộ các văn bản quy định rõ các vấn đề nội bộ cụ thể, bao gồm: quản lý, tuyển dụng nhân sự, lãnh đạo cấp cao, quy chế lương, thưởng, kỷ luật, quy chế nội bộ từng phòng ban,...

Nhằm tránh trong quá trình vận hành doanh nghiệp có nhiều cách hiểu không thống nhất, xung đột thẩm quyền, doanh nghiệp cần thiết ban hành chi tiết các quy chế nội bộ trên.

3. Nội quy lao động

Theo quy định tại khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản, được thông báo đến người lao động và niêm yết tại nơi làm việc; trường hợp có dưới 10 người lao động thì cũng phải nêu rõ trong hợp đồng lao động về trách nhiệm vật chất và kỷ luật lao động. 

Nội quy lao động sẽ bao gồm các nội dung cụ thể sau:

a) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; 

b) Trật tự tại nơi làm việc; 

c) An toàn, vệ sinh lao động; 

d) Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc; 

đ) Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động; 

e) Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động; 

g) Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động; 

h) Trách nhiệm vật chất; 

i) Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động. 

Nội dung này là bắt buộc để hoàn thành hồ sơ thành lập doanh nghiệp, hoặc tuyển dụng lao động tại công ty có dưới 10 người lao động. Tuy là văn bản nội bộ, nhưng việc xây dựng bảng nội quy cũng phải đảm bảo không trái quy định pháp luật. Đây cũng chính là cơ sở để các bên dùng làm căn cứ giải quyết các vấn đề dễ xảy ra tranh chấp như kỷ luật, khen thưởng, tiền lương.

4. Bí mật kinh doanh, bí mật thương mại

Trong thời đại của thông tin, dữ liệu là tài sản quan trọng và là công cụ chiến lược giúp cho doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ. Đây có thể là những thông tin mà doanh nghiệp tự có được trong quá trình đầu tư, vận hành, hợp tác với đối tác, nghiên cứu nội bộ, hoặc chính là các mối quan hệ đối tác, khách hàng... mà nếu công bố công khai, hoặc thậm chí bị tiết lộ bởi nội bộ, sẽ khiến cho doanh nghiệp mất đi lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Chính vì nhận thức được điều đó, các doanh nghiệp nên xây dựng cho mình một hệ thống lưu trữ, bảo mật toàn diện cho các bí mật kinh doanh, bí mật thương mại của mình. Đây không chỉ là thủ tục đơn thuần, mà còn là kế hoạch phát triển doanh nghiệp bền vững.

5. Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm

Sổ kế toán, chứng từ kế toán và báo cáo tài chính hằng năm không chỉ cần được trình bày, lưu trữ minh bạch, rõ ràng để đáp ứng nghĩa vụ báo cáo với cơ quan thuế, mà còn là biểu hiện cụ thể về năng suất hoạt động và sự tăng trưởng của công ty trong thời gian qua. Các số liệu này chính là cơ sở để chủ sở hữu, Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông quyết định các chiến lược phát triển sắp tới của công ty.

Như vậy, việc ban hành các tài liệu nội bộ không chỉ nhằm tuân thủ các yêu cầu của cơ quan nhà nước khi thành lập và vận hành doanh nghiệp, mà còn nhằm bảo vệ tốt nhất quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp. Liên hệ Lexsol để được tư vấn quy trình và thực hiện xây dựng các tài liệu nội bộ chi tiết, chính xác và tuân thủ pháp luật.