HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG/ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH: VÌ SAO KHÔNG NÊN KÝ “CHO CÓ” KHI THÀNH LẬP CÔNG TY

Nhiều doanh nghiệp cho rằng hợp đồng thuê văn phòng hay địa điểm kinh doanh chỉ là một thủ tục giấy tờ thông thường nên thường ký kết khá nhanh chóng. Tuy nhiên, đây lại là tài liệu pháp lý có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình vận hành và sự ổn định của doanh nghiệp. Một hợp đồng được ký “cho có” trong hôm nay có thể trở thành rủi ro pháp lý trong tương lai. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra những rủi ro pháp lý thường gặp và các lưu ý quan trọng để doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi của mình ngay từ khi ký kết hợp đồng.

1. Hợp đồng thuê văn phòng/địa điểm kinh doanh

Hợp đồng thuê văn phòng là sự thỏa thuận giữa bên cho thuê và bên thuê về việc sử dụng một địa điểm làm trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Việc ký kết hợp đồng đúng quy định không chỉ tạo cơ sở pháp lý cho quá trình đăng ký doanh nghiệp với cơ quan nhà nước mà còn giúp hạn chế rủi ro hồ sơ bị từ chối do địa chỉ đăng ký không đáp ứng điều kiện pháp luật.

Bên cạnh đó, theo Luật Doanh nghiệp 2020, địa điểm kinh doanh phải được xác định rõ trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Vì vậy, trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp cần kiểm tra giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền cho thuê hợp pháp của bên cho thuê để hạn chế rủi ro và tranh chấp về sau.

2. Rủi ro pháp lý khi ký vội hợp đồng thuê văn phòng

2.1. Rào cản đăng ký đầu tư (IRC) và đăng ký doanh nghiệp (ERC)

Đối với các nhà đầu tư nước ngoài, việc xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC) và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC) là bước khởi đầu bắt buộc. Cơ quan chức năng khi tiếp nhận hồ sơ sẽ thẩm định tính hợp pháp của địa điểm thuê rất kỹ lưỡng. Nếu doanh nghiệp chọn vị trí nằm trong khu vực không được phép quy hoạch làm văn phòng thương mại, chẳng hạn như các căn hộ chung cư chỉ có chức năng để ở, hồ sơ có thể không được chấp thuận (khoản 8 Điều 3 Luật Nhà ở 2023). Doanh nghiệp lúc này rơi vào tình huống: công ty chưa thể thành lập nhưng tiền thuê đất, thuê nhà thì vẫn phải trả đều đặn theo hợp đồng đã ký.

2.2. Rào cản về giấy phép con, giấy phép bán lẻ, nghiệm thu phòng cháy chữa 

Nếu doanh nghiệp kinh doanh các ngành nghề có điều kiện như nhà hàng, dịch vụ karaoke, spa, hay các chuỗi cửa hàng bán lẻ trực tiếp, địa điểm thuê đóng vai trò khá lớn trong việc quyết định khả năng ra giấy phép. Mỗi ngành nghề đều có tiêu chuẩn khắt khe riêng về trần nhà, lối thoát hiểm, mật độ xây dựng hay quy hoạch phân khu. Bên cạnh đó, pháp luật cũng đặt ra yêu cầu về nghiệm thu phòng cháy chữa cháy, nếu chủ tòa nhà chưa hoàn thành nghĩa vụ này, hoặc hệ thống PCCC của họ đã quá hạn kiểm định, doanh nghiệp thuê mặt bằng bên trong sẽ không thể xin được các giấy phép vận hành liên quan.

2.3. Rủi ro về hóa đơn và hạch toán chi phí thuế 

Hợp đồng thuê văn phòng được ký kết sơ sài hoặc không quy định rõ các nghĩa vụ về thuế có thể khiến doanh nghiệp phát sinh nhiều rủi ro trong quá trình kê khai và hạch toán chi phí. Chẳng hạn, nếu hợp đồng không thể hiện đầy đủ thông tin của bên cho thuê, giá thuê chưa tách bạch các khoản thuế, hoặc không quy định rõ bên nào có trách nhiệm kê khai và nộp thuế, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi chứng minh tính hợp lệ của chi phí thuê, khấu trừ thuế giá trị gia tăng (nếu có) hoặc quyết toán thuế với cơ quan thuế.

3. Những lỗi thường gặp 

3.1. Không quy định rõ thời hạn chấm dứt hợp đồng

Hợp đồng không quy định rõ thời hạn chấm dứt hợp đồng hoặc trách nhiệm của các bên khi chấm dứt hợp đồng có thể khiến doanh nghiệp phát sinh chi phí đáng kể nếu phải chuyển địa điểm kinh doanh.

3.2. Không rõ ràng về quyền cho thuê của chủ nhà

Nhiều doanh nghiệp ký hợp đồng với bên thuê lại (F2, F3) nhưng quên kiểm tra xem hợp đồng gốc với chủ nhà (F1) có cho phép cho thuê lại hay không. Nếu bên cho thuê không có quyền cho thuê lại hoặc chưa được chủ sở hữu chấp thuận theo quy định của hợp đồng gốc, hợp đồng thuê có thể phát sinh tranh chấp hay bị chấm dứt trước thời hạn. Điều này khiến doanh nghiệp phải di dời địa điểm kinh doanh, gián đoạn hoạt động, phát sinh chi phí và ảnh hưởng đến các thủ tục pháp lý liên quan đến trụ sở hoặc địa điểm kinh doanh.

Hợp đồng thuê văn phòng hoặc địa điểm kinh doanh không chỉ là căn cứ để sử dụng mặt bằng mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động và quyền lợi của doanh nghiệp. Vì vậy, việc rà soát kỹ các điều khoản và tính pháp lý của địa điểm trước khi ký kết sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, tiết kiệm chi phí và tránh những tranh chấp không đáng có về sau. Nếu doanh nghiệp cần tư vấn chi tiết, Lexsol có thể hỗ trợ rà soát từng trường hợp cụ thể trước khi thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan, giúp quá trình đầu tư và kinh doanh diễn ra thuận lợi, đúng quy định.