Điều kiện và thủ tục thành lập trung tâm ngoại ngữ có 100% vốn Việt Nam

1. Điều kiện thành lập

Theo quy định tại Điều 42.2 Nghị định 125/2024/NĐ-CP, trung tâm ngoại ngữ thuộc vào nhóm trung tâm khác thực hiện nhiệm vụ giáo dục thường xuyên. Theo đó, điều kiện thành lập cần tuân thủ Điều 43 Nghị định này và các điều kiện tại Thông tư 21/2018/TT-BGDĐT (sau đây gọi là “Thông tư”)

1.1. Điều kiện chung

Trung tâm ngoại ngữ cần đảm bảo các điều kiện thành lập sau đây theo Điều 43 Nghị định 125/2024/NĐ-CP:

• Có địa điểm, cơ sở vật chất, phòng học, phòng chức năng, thiết bị dạy học đáp ứng yêu cầu của các chương trình giáo dục thường xuyên thực hiện tại trung tâm.
• Có chương trình giáo dục, tài liệu giảng dạy và học tập đáp ứng yêu cầu của các chương trình giáo dục thường xuyên thực hiện tại trung tâm theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
• Có đội ngũ cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên và người lao động đủ về số lượng và đạt tiêu chuẩn đáp ứng yêu cầu của từng chương trình giáo dục thường xuyên thực hiện tại trung tâm theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
• Có dự thảo quy chế tổ chức và hoạt động của trung tâm.

1.2. Điều kiện cụ thể

1.2.1. Tên gọi và cơ cấu tổ chức

Theo quy định tại Điều 4.2 Thông tư, tên của Trung tâm ngoại ngữ được đặt tuân theo nguyên tắc sau:

• Trung tâm ngoại ngữ + tên riêng
• Tên riêng của trung tâm không được trùng với tên riêng của trung tâm đã được thành lập trước đó, không sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc Việt Nam.

Về cơ cấu tổ chức, theo quy định tại Điều 5 Thông tư, cơ cấu tổ chức trung tâm ngoại ngữ bao gồm:

• Giám đốc
• Phó giám đốc (nếu có).
• Các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ.
• Các hội đồng tư vấn (nếu có).
• Tổ chức Đảng (nếu có) và các tổ chức đoàn thể.

Như vậy, theo quy định trung tâm ngoại ngữ bắt buộc phải có giám đốc trung tâm, các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ. Cá nhân, tổ chức cần đảm bảo tuân thủ các quy định trên để việc đăng ký và hoạt động trung tâm đúng quy định.

1.2.2. Yêu cầu với giám đốc Trung tâm

Để trở thành giám đốc trung tâm ngoại ngữ, cá nhân cần đáp ứng các tiêu chuẩn sau theo Điều 6 Thông tư:

“a) Có nhân thân tốt;

b) Có năng lực quản lý

c) Tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc tốt nghiệp đại học và có chứng chỉ ngoại ngữ tối thiểu bậc 3 theo Khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam hoặc tương đương (đối với giám đốc trung tâm ngoại ngữ).

d) Có kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực giáo dục, đào tạo”

Ngoài ra, cấp có thẩm quyền cho phép thành lập trung tâm quyết định công nhận giám đốc (đối với trung tâm tư thục và trung tâm có vốn đầu tư nước ngoài). Nhiệm kỳ giám đốc trung tâm ngoại ngữ, tin học là 05 năm.

1.2.3. Điều kiện với giáo viên trung tâm

Để trở thành giáo viên tại Trung tâm ngoại ngữ, pháp luật đặt ra những tiêu chuẩn nhất định giáo viên cần đáp ứng, đặc biệt quy định tại Điều 18 Thông tư đã phân loại và đặt ra tiêu chuẩn cụ thể đối với giáo viên là người Việt Nam, giáo viên là ngươi nước ngoài và giáo viên là người bản ngữ.

a. Giáo viên là người Việt Nam

Giáo viên là người Việt Nam đủ điều kiện dạy ngoại ngữ khi đạt một trong các tiêu chuẩn sau:

• Có bằng cao đẳng sư phạm ngoại ngữ trở lên;
• Có bằng cao đẳng ngoại ngữ trở lên và chứng chỉ nghiệp vụ sư phạm.

b. Giáo viên là người nước ngoài

Giáo viên là người nước ngoài đủ Điều kiện dạy ngoại ngữ khi đạt một trong các tiêu chuẩn sau:

• Có bằng cao đẳng sư phạm ngoại ngữ trở lên;
• Có bằng cao đẳng ngoại ngữ trở lên và chứng chỉ đào tạo dạy ngoại ngữ phù hợp;
• Có bằng cao đẳng trở lên, chứng chỉ năng lực ngoại ngữ từ bậc 5 trở lên theo khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam hoặc tương đương và chứng chỉ đào tạo dạy ngoại ngữ phù hợp.

c. Giáo viên là người bản ngữ

Giáo viên bản ngữ là những người sử dụng ngôn ngữ nào đó là tiếng mẹ đẻ, sinh ra và lớn lên tại quốc gia có ngôn ngữ đó là ngôn ngữ chính.

Giáo viên là người bản ngữ dạy ngoại ngữ (đối với từng ngoại ngữ cụ thể) thì yêu cầu có bằng cao đẳng trở lên và chứng chỉ đào tạo dạy ngoại ngữ phù hợp. 

1.2.4. Chương trình, tài liệu dạy học

Trung tâm ngoại ngữ có thể sử dụng các chương trình do Bộ Giáo dục ban hành; tự biên soạn hoặc lựa chọn các chương trình tài liệu của các cơ sở giáo dục đại học, cao đẳng; các tổ chức giáo dục trong nước và quốc tế phù hợp nhu cầu người học và khả năng đáp ứng của trung tâm.

Giám đốc Trung tâm sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và cơ quan quản lý giáo dục về nội dung chương trình, tài liệu học; đồng thời có trách nhiệm báo cáo Giám đốc Sở Giáo dục về các chương trình, tài liệu sử dụng tại Trung tâm theo quy định tại Điều 13 Thông tư.

1.2.5. Cơ sở vật chất

Một trong những điều kiện khi thành lập trung tâm ngoại ngữ chính là cần phải đảm bảo về địa điểm, cơ sở vật chất, các phòng chức năng, thiết bị dạy học. Tuy nhiên, hiện nay trong Nghị định và Thông tư liên quan chưa hướng dẫn các điều kiện cụ thể về cơ sở vật chất với Trung tâm ngoại ngữ.

Tham khảo tại Hướng dẫn về điều kiện, hồ sơ thành lập và cho phép thành lập trung tâm khác thực hiện nhiệm vụ giáo dục thường xuyên của Sở Giáo dục tỉnh Bình Dương ngày 28/02/2025 hướng dẫn về điều kiện cơ sở vật chất như sau:

• Có đủ phòng học, phòng chức năng, thiết bị - đồ dùng phục vụ giảng dạy, học tập phù hợp, đáp ứng yêu cầu của các chương trình giáo dục thường xuyên thực hiện tại trung tâm;
• Có phòng làm việc hoặc khu vực làm việc dành cho Giám đốc/cán bộ quản lý, nhân viên và giáo viên; và có bố trí khu vực nghỉ giải lao, nghỉ giữa giờ cho học viên;
• Phòng học đủ ánh sáng; tiêu chuẩn diện tích phòng học cho một học viên là 1,5m2/học viên, diện tích phòng học không nhỏ hơn 20m2 và có không quá 45 học viên/giáo viên/ca học;
• Có sơ đồ bố trí, sử dụng các phòng học, phòng làm việc: Ghi chú tên phòng, diện tích từng phòng, lối đi, nhà vệ sinh, vị trí thoát hiểm,…;

Ngoài ra, đối với từng loại hình giáo dục tại trung tâm cũng yêu cầu về số lượng phòng học tối thiểu. Nếu trung tâm đăng ký 01 loại hình giáo dục thì đảm bảo tối thiểu 03 phòng học, 02 loại hình giáo dục trở lên thì đảm bảo tối thiểu 05 phòng học.

1.2.6. Hình thức dạy học

Theo quy định tại Điều 15 Thông tư, Trung tâm có thể tổ chức dạy học linh hoạt theo hình thức trực tuyến hoặc trực tiếp hoặc kết hợp 2 hình thức trên.

Học viên trung tâm được tổ chức quản lý theo lớp và có cán bộ hoặc giáo viên theo dõi, quản lý.

2. Thủ tục thành lập

2.1. Thẩm quyền cho phép thành lập

Theo quy định tại Điều 44 Nghị định 125/2024/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi Điều 15 Nghị định 142/2025/NĐ-CP thì thẩm quyền cho phép thành lập Trung tâm ngoại ngữ thuộc về Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo.

2.2. Thành phần hồ sơ

• Tờ trình đề nghị thành lập hoặc cho phép thành lập trung tâm (theo mẫu 01 Phụ lục II Thông tư 142/2025);
• Đề án thành lập hoặc cho phép thành lập trung tâm (theo mẫu 02 Phụ lục II Thông tư 142/2025);
• Bản sao các văn bản pháp lý chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà hoặc hợp đồng thuê địa điểm trung tâm;
• Dự thảo quy chế tổ chức và hoạt động của trung tâm, gồm các nội dung chủ yếu sau đây: Vị trí pháp lý, nhiệm vụ, quyền hạn của trung tâm; tổ chức, bộ máy của trung tâm; tổ chức hoạt động giáo dục trong trung tâm; nhiệm vụ và quyền của đội ngũ cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên, người lao động và người học; tài chính và tài sản của trung tâm; các vấn đề khác liên quan đến tổ chức và hoạt động của trung tâm.

2.3. Trình tự thực hiện

• Người nộp đơn: Nhà trường, tổ chức, cá nhân gửi 01 bộ hồ sơ theo quy định.
• Nơi nộp đơn: Sở Giáo dục và Đào tạo tại tỉnh/thành phố Trung tâm đặt trụ sở.
• Hình thức nộp: Cổng dịch vụ công trực tuyến hoặc bưu chính hoặc trực tiếp đến Sở Giáo dục.
• Thời hạn xử lý đơn: Nếu hồ sơ không hợp lệ thì trong thời hạn 05 ngày Sở Giáo dục thông báo bằng văn bản nội dung cần chỉnh sửa.

Nếu nhận đủ hồ sơ hợp lệ thì trong thời hạn 10 ngày, Sở Giáo dục tổ chức thẩm định hồ sơ và thẩm định thực tế các điều kiện thành lập, lập báo cáo thẩm định.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày có báo cáo thẩm định, nếu đủ điều kiện thì Giám đốc Sở Giáo dục quyết định thành lập hoặc cho phép thành lập trung tâm; nếu chưa đủ điều kiện thì thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do

3. Những lưu ý khi thành lập trung tâm ngoại ngữ

3.1. Xác định rõ nguồn vốn thành lập trong nước hay nước ngoài để sử dụng đúng quy định pháp luật

Trước khi triển khai hồ sơ, tổ chức, cá nhân cần xác định chính xác nguồn vốn đầu tư của trung tâm ngoại ngữ là 100% vốn trong nước, hay có yếu tố nước ngoài (bao gồm góp vốn, mua cổ phần, phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài).

Việc phân loại này có ý nghĩa pháp lý đặc biệt quan trọng bởi sự khác biệt trong các quy định pháp luật cần tuân thủ:

• Trung tâm ngoại ngữ 100% vốn Việt Nam được điều chỉnh chủ yếu bởi:
  • Luật Giáo dục 2019;
  • Nghị định 125/2024/NĐ-CP;
  • Nghị định 142/2025/NĐ-CP;
  • Thông tư 21/2018/TT-BGDĐT
• Trung tâm ngoại ngữ có vốn đầu tư nước ngoài còn phải tuân thủ thêm:
  • Luật Đầu tư 2020;
  • Nghị định 86/2018/NĐ-CP
  • Các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
  • Quy định riêng về điều kiện tiếp cận thị trường đối với nhà đầu tư nước ngoài

3.2. Phân biệt “thành lập trung tâm” và “đăng ký doanh nghiệp”

Một trong những nhầm lẫn phổ biến hiện nay là cho rằng chỉ cần đăng ký doanh nghiệp là được phép mở trung tâm ngoại ngữ. Trên thực tế, đây là hai thủ tục hoàn toàn độc lập về bản chất pháp lý, cụ thể:

• Đăng ký doanh nghiệp là thủ tục:
  • Ghi nhận tư cách pháp nhân;
  • Cho phép doanh nghiệp tồn tại hợp pháp theo Luật Doanh nghiệp.
• Thành lập trung tâm ngoại ngữ là thủ tục chuyên ngành giáo dục:
  • Do cơ quan quản lý giáo dục cấp phép;
  • Cho phép thực hiện hoạt động đào tạo, giảng dạy.

Theo quy định, trung tâm ngoại ngữ chỉ được phép tuyển sinh và giảng dạy khi đã:

• Có quyết định cho phép thành lập trung tâm; và
• Có quyết định cho phép hoạt động giáo dục do cơ quan có thẩm quyền ban hành.

Việc hoạt động đào tạo khi chưa được cấp phép giáo dục, dù đã có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đều bị xem là hoạt động giáo dục trái phép.

3.3. Đảm bảo cơ sở vật chất

Khác với nhiều ngành nghề kinh doanh thông thường, hoạt động giáo dục bắt buộc phải được thẩm định và kiểm tra thực tế trước khi cấp phép hoạt động. Chính vì vậy, việc đảm bảo đầy đủ, bố trí cơ sở vật chất đúng yêu cầu là yêu cầu bắt buộc để Trung tâm được cấp giấy phép đủ điều kiện hoạt động theo quy định.

3.4. Tuân thủ nghĩa vụ pháp lý sau khi thành lập

Sau khi được cấp phép hoạt động, trung tâm ngoại ngữ phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ pháp lý như chế độ báo cáo định kỳ, quản lý đội ngũ giáo viên, thực hiện nghĩa vụ thuế, lao động và tuân thủ quy định về tuyển sinh, quảng cáo, đào tạo theo pháp luật giáo dục. Trường hợp vi phạm nghĩa vụ hậu kiểm, trung tâm có thể bị xử phạt hành chính hoặc bị đình chỉ, thu hồi quyết định cho phép hoạt động.

Việc thành lập trung tâm ngoại ngữ đòi hỏi tổ chức, cá nhân phải xác định đúng mô hình đầu tư, tuân thủ đầy đủ điều kiện pháp lý và thực hiện đúng trình tự thủ tục theo quy định hiện hành nhằm hạn chế rủi ro trong quá trình hoạt động. Để đảm bảo hồ sơ được xây dựng đúng quy định và triển khai hiệu quả trên thực tế, Lexsol sẵn sàng đồng hành tư vấn pháp lý, hỗ trợ trọn gói từ giai đoạn chuẩn bị đến khi trung tâm đi vào hoạt động ổn định.