Quản trị nhân sự hiệu quả không chỉ nằm ở việc xây dựng văn hóa công ty mà còn đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật lao động. Rất nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty startup hoặc công ty có quy mô vừa và nhỏ (SME), do thường chú trọng vào vấn đề tối ưu chi phí và tinh gọn bộ máy nên rất dễ phát sinh những thỏa thuận trực tiếp mà không được lập thành văn bản. Tuy nhiên, những thỏa thuận trái luật này lại là những rủi ro tiềm tàng, luôn sẵn sàng biến thành rủi ro tài chính khổng lồ khi cơ quan chức năng tiến hành thanh tra.
Dưới đây là 12 câu hỏi tình huống thực tế về các lỗi vi phạm lao động phổ biến nhất, kèm theo giải đáp chi tiết và cơ sở pháp lý cập nhật theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP.
Đối với các công việc có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, pháp luật bắt buộc người sử dụng lao động và người lao động phải giao kết hợp đồng bằng văn bản giấy hoặc thông điệp dữ liệu điện tử[1]. Việc hai bên tự thỏa thuận miệng nhằm trốn tránh các nghĩa vụ về thuế hoặc bảo hiểm sẽ khiến doanh nghiệp phải gánh chịu rủi ro khi có vấn đề xảy ra vì những “thỏa thuận miệng” này. Trong trường hợp bị cơ quan chức năng phát hiện, tổ chức vi phạm sẽ bị phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng tùy thuộc vào số lượng người lao động không được giao kết hợp đồng theo đúng quy định pháp luật[2].
Doanh nghiệp có dưới 10 người lao động không có nghĩa vụ bắt buộc phải ban hành Nội quy lao động bằng văn bản riêng biệt[3]. Tuy nhiên, các doanh nghiệp này không được phép bỏ qua các quy định về kỷ luật trong công ty. Trong trường hợp này, các thỏa thuận quan trọng như thỏa thuận về kỷ luật lao động, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi và trách nhiệm vật chất bắt buộc phải được ghi nhận trực tiếp vào Hợp đồng lao động của từng nhân sự[4]. Chỉ khi quy mô tổ chức có từ đủ 10 nhân sự trở lên, việc lập nội quy bằng văn bản và đăng ký tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh là thủ tục bắt buộc.
Mặc dù việc chuyển khoản ngân hàng giúp tối ưu hóa quy trình, doanh nghiệp vẫn có nghĩa vụ cung cấp bảng kê chi tiết cho người lao động vào mỗi kỳ trả lương[5]. Bảng kê này cần phải làm rõ các cấu phần thu nhập: mức lương cơ bản, tiền làm thêm giờ, phụ cấp, và các khoản bị khấu trừ (thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội). Hành vi không thông báo bảng kê lương hoặc có thông báo nhưng không đúng quy định có thể khiến tổ chức bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng[6].
Tham gia Bảo hiểm xã hội bắt buộc là chính sách an sinh của Nhà nước, không thuộc phạm vi tự do thỏa thuận của các bên[7]. Bất kỳ thỏa thuận hoặc cam kết miễn trừ trách nhiệm nào nhằm trốn tránh nghĩa vụ đóng bảo hiểm đều vô hiệu. Vì vậy, mua Bảo hiểm xã hội cho người lao động là nghĩa vụ tối tiểu của doanh nghiệp và nếu vi phạm có thể bị phạt hành chính từ 6.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng tùy thuộc vào số lượng người lao động không được đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, hoặc đối với các hành vi trốn đóng khác bị phạt từ 18% đến 20% tổng số tiền trốn đóng (tối đa 75.000.000 đồng đối với tổ chức)[8]. Thậm chí, tổ chức và người đại diện theo pháp luật có thể đối mặt với rủi ro bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu số tiền trốn đóng đủ yếu tố cấu thành tội phạm[9].
Người sử dụng lao động không được phép thu giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng đại học, hay chứng chỉ hành nghề của người lao động dưới mọi hình thức, kể cả khi có văn bản đồng thuận từ phía nhân sự[10]. Tổ chức nào vi phạm sẽ chịu mức phạt từ 20.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng và bị buộc phải hoàn trả ngay lập tức các giấy tờ đã thu giữ[11].
Tiền lương thử việc do doanh nghiệp và người lao động thỏa thuận nhưng phải tuân thủ mức sàn do pháp luật quy định ít nhất phải bằng 85% mức lương của công việc đó[12]. Mọi điều khoản trong hợp đồng thử việc quy định mức lương dưới tỷ lệ 85% đều không có giá trị pháp lý. Doanh nghiệp không những bị xử phạt vi phạm hành chính từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng mà còn bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là buộc trả đủ tiền lương cho người lao động[13].
Việc sử dụng hình thức phạt tiền hoặc cắt giảm tiền lương để thay thế cho các biện pháp xử lý kỷ luật lao động là trái với quy định pháp luật hiện hành[14]. Khi người lao động vi phạm nội quy, doanh nghiệp chỉ được áp dụng các hình thức kỷ luật hợp pháp bao gồm: khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức hoặc sa thải (tùy theo mức độ được quy định trong nội quy)[15]. Việc doanh nghiệp tự ý ban hành quy định “trừ tiền vi phạm” sẽ dẫn đến mức phạt từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với tổ chức[16].
Quản trị nhân sự không chỉ áp dụng trong nội bộ doanh nghiệp mà còn phải đi kèm nghĩa vụ báo cáo nhà nước. Doanh nghiệp bắt buộc phải khai báo việc sử dụng lao động trong vòng 30 ngày kể từ khi bắt đầu hoạt động, và phải báo cáo định kỳ tình hình thay đổi nhân sự vào định kỳ06 tháng đầu năm và hằng năm[17]. Việc chậm trễ hoặc không thực hiện báo cáo sẽ bị cơ quan quản lý lao động xử phạt hành chính từ1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng[18] và có thể gây ảnh hưởng xấu đến hồ sơ tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp khi cần tham gia đấu thầu hoặc xin cấp phép.
Việc ra văn bản thông báo chấm dứt nếu người lao động tự động nghỉ việc là nghĩa vụ bắt buộc theo pháp luật hiện hành[19]. Kể cả trong trường hợp hợp đồng lao động hết hạn tự nhiên, người sử dụng lao động vẫn phải thực hiện nghĩa vụ thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc chấm dứt quan hệ lao động. Sự thiếu sót trong quy trình thủ tục này có thể dẫn đến mức phạt từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng[20], đồng thời tạo ra thế bất lợi cho doanh nghiệp trong các tranh chấp kéo về sau.
Nghỉ hằng năm (phép năm) là quyền lợi chính đáng của người lao động. Trong trường hợp người lao động chưa sử dụng hết quỹ phép năm mà phải thôi việc, doanh nghiệp có nghĩa vụ quy đổi và thanh toán bằng tiền lương cho những ngày chưa nghỉ[21]. Hành vi từ chối thanh toán khoản tiền này bị xem là vi phạm nghĩa vụ tài chính khi chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt và buộc phải truy thu cho người lao động[22].
Quy định về giới hạn thời giờ làm thêm được thiết lập để bảo vệ an toàn và sức khỏe của người lao động. Theo đó, thời giờ làm thêm tối đa không được vượt quá 40 giờ/tháng đối với điều kiện lao động thông thường[23]. Ngay cả khi có văn bản tự nguyện đề xuất từ phía nhân sự, việc doanh nghiệp bố trí hoặc chấp thuận cho làm việc vượt quá khung thời gian này vẫn bị kết luận là vi phạm pháp luật và chịu chế tài xử phạt20.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng[24].
Đây là nghĩa vụ bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp không phân biệt quy mô của các doanh nghiệp đó. Pháp luật yêu cầu nội quy lao động phải có các quy định chi tiết về nhận diện hành vi, biện pháp phòng chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc, cũng như trình tự và thủ tục xử lý kỷ luật[25]. Sự thiếu sót nội dung này trong văn bản quản trị nội bộ hoặc việc doanh nghiệp không có biện pháp can thiệp, xử lý khi có tố cáo sẽ dẫn đến các hình thức xử lý nghiêm khắc từ cơ quan thanh tra và có khả năng cao nội quy lao động sẽ không được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận khi đăng ký.
[1] Điều 14 Bộ luật Lao động 2019.
[2] Khoản 1 Điều 15 Nghị định 283/2026/NĐ-CP.
[3] Khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019.
[4] Khoản 1 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
[5] Khoản 3 Điều 95 Bộ luật Lao động 2019.
[6] Điểm d khoản 1 Điều 23 Nghị định 283/2026/NĐ-CP.
[7] Khoản 1 Điều 168 Bộ luật Lao động 2019.
[8] Điều 44 Nghị định 283/2026/NĐ-CP.
[9] Điều 216 Bộ luật Hình sự 2015.
[10] Điều 17 Bộ luật Lao động 2019.
[11] Điểm a khoản 2 Điều 15 Nghị định 283/2026/NĐ-CP.
[12] Điều 26 Bộ luật Lao động 2019.
[13] Điểm c khoản 2, điểm a khoản 3 Điều 16 Nghị định 283/2026/NĐ-CP.
[14] Khoản 2 Điều 127 Bộ luật Lao động 2019.
[15] Điều 124 Bộ luật Lao động 2019.
[16] Điểm c khoản 3 Điều 25 Nghị định 283/2026/NĐ-CP.
[17] Khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019, Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
[18] Khoản 1 Điều 14 Nghị định 283/2026/NĐ-CP.
[19] Khoản 1 Điều 45 Bộ luật Lao động 2019.
[20] Khoản 1 Điều 18 Nghị định 283/2026/NĐ-CP.
[21] Khoản 1 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019.
[22] Khoản 2 Điều 23 Nghị định 283/2026/NĐ-CP.
[23] Điểm b Khoản 2 Điều 107 Bộ luật Lao động 2019.
[24] Điểm a khoản 3 Điều 24 Nghị định 283/2026/NĐ-CP.
[25] Điểm d Khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, điểm d khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Lexsol là đội ngũ luật sư trẻ trung, năng động với hơn 10 năm kinh nghiệm trong việc tư vấn và giải quyết các vấn đề pháp lý cho cả doanh nghiệp trong nước và quốc tế.
152-154 Võ Văn Kiệt, Phường Bến Thành, Tp.HCM, Việt Nam
Điền thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ tư vấn chi tiết cho bạn trong vòng 24h.
