Trong bối cảnh hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng như hiện nay, nhu cầu để sử dụng tài liệu giấy giữa các quốc gia ngày càng gia tăng, đặc biệt trong các lĩnh vực như đầu tư, thương mại,... Để đảm bảo tính pháp lý của các tài liệu này khi rời khỏi hoặc vào biên giới quốc gia, chúng ta cần phải thực hiện một thủ tục hành chính gọi là “hợp pháp hoá lãnh sự, chứng nhận lãnh sự”. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo tính pháp lý và giá trị sử dụng của các văn bản hành chính trong quan hệ quốc tế.
Thế nhưng quá trình hợp pháp hoá tài liệu ở nước ta khá tốn kém thời gian và chi phí đối với cá nhân, doanh nghiệp. Bất kỳ ai cần hợp pháp hoá, chứng nhận tài liệu nước ngoài để sử dụng trong nước và ngược lại đều phải trải qua nhiều giai đoạn. Trong bối cảnh này, việc trải qua nhiều quy trình hợp pháp hoá như vậy không những không đạt hiệu quả mà còn không thực tế vì nó đòi hỏi quá trình hợp pháp hoá lặp đi lặp lại, là một quá trình không đơn giản, mất nhiều lần và tốn kém. Và việc hợp pháp hoá lặp đi lặp lại như vậy đối với một tài liệu là thực sự không cần thiết.
Đơn cử như, tài liệu đến từ Ecuador, để được sử dụng hợp pháp ở Việt Nam cần phải trải qua giai đoạn (1) Chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Ecuador; (2) Hợp pháp hoá lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam. Điều đáng nói, Việt Nam không hề có Đại sứ quán hay cơ quan đại diện ngoại giao khác tại Ecuador. Bắt buộc tài liệu phải được hợp pháp hoá tại Đại sứ quán Việt Nam kiêm nhiệm Ecuador ở nước khác (VD: Chile). Lúc này, thời gian và chi phí đã tăng lên nhiều so với kỳ vọng, việc gửi tài liệu giữa các quốc gia tiêu tốn thêm rất nhiều chi phí vận chuyển, cộng thêm rủi ro khi gửi tài liệu giấy đi nhiều lần dễ gây thất lạc, hư hỏng,... Trong khi đó, Ecuador đã gia nhập Công ước La Hay 1961, nếu như Việt Nam cũng là thành viên của Công ước này đồng nghĩa với việc tài liệu có thể dùng trực tiếp mà không cần phải trải qua nhiều công đoạn nhiêu khê, tốn kém thời gian và chi phí như vậy. Điều này cũng lặp lại đối với những quốc gia tương tự, khi mà Việt Nam không có Đại sứ quán hay Cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền thực hiện thủ tục này đặt tại quốc gia đó mà phải thông qua cơ quan kiêm nhiệm.
Để khắc phục vấn đề đó, Việt Nam đã nộp Văn kiện gia nhập Công ước La Hay năm 1961 về miễn hợp pháp hoá đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille) vào ngày 31/12/2025, động thái này được thông báo chính thức bởi Bộ Ngoại giao Vương quốc Hà Lan ngày 13/01/2026.
Vừa qua, Phó Thủ tướng Bùi Thanh Sơn ký Quyết định số 330/QĐ/TTg ngày 25/02/2026 phê duyệt Kế hoạch thực hiện Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về miễn hợp pháp hoá giấy tờ công của nước ngoài (Kế hoạch) [1]
Để đảm bảo việc thực thi Công ước Apostille hiệu quả, Bộ Ngoại giao được giao trọng trách chủ trì, phối hợp cùng các bộ, ngành và địa phương thực hiện đồng bộ các nhóm nhiệm vụ trọng tâm: xây dựng Nghị định hướng dẫn trình Chính phủ trước tháng 06/2026; thiết lập hệ thống cấp phát, quản lý tem Apostille và cơ sở dữ liệu điện tử chuyên biệt từ tháng 09/2026. Đồng thời, Bộ Ngoại giao sẽ đẩy mạnh công tác truyền thông, tổ chức tập huấn nghiệp vụ chuyên sâu cho cán bộ các cấp, đồng thời duy trì hợp tác quốc tế chặt chẽ với Hội nghị La Hay nhằm đảm bảo tính xác thực và bảo mật trong quy trình chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên.
Nhiệm vụ trọng tâm tiếp theo của kế hoạch này chính là tăng cường kiểm soát giấy tờ và đẩy mạnh chuyển đổi số trong việc cấp tem Apostille. Nhằm đảm bảo an ninh và hiệu quả trong việc thực thi Công ước Apostille, Việt Nam tập trung triển khai hai nhiệm vụ trọng tâm:
Việc đơn giản hoá thủ tục hợp pháp hoá mà trước đây chậm chạp và lan man đã hỗ trợ các doanh nhân trong nước có thể nhanh chóng, tiện lợi và giảm thiểu nhiều chi phí hành chính hơn trong việc giao dịch với các đối tác kinh doanh ở nước ngoài. Và ngược lại đối với các nhà đầu tư nước ngoài muốn đầu tư vào Việt Nam cũng được đơn giản hoá thủ tục hợp pháp hoá này. Từ đó thu hút vốn đầu tư nước ngoài hoặc đầu tư trực tiếp ra nước ngoài, thúc đẩy quá trình đầu tư diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn; góp phần tăng trưởng kinh tế quốc gia. Lợi ích tương tự cũng áp dụng cho các công dân có nhu cầu sử dụng tài liệu ở nước ngoài để phục vụ nhu cầu đời sống xã hội của họ.
Riêng với Việt Nam và các quốc gia thành viên ASEAN, Công ước Apostille được kỳ vọng là biện pháp gỡ rối cho thủ tục phức tạp này. Công ước sẽ đóng vai trò là phương tiện tạo điều kiện thuận lợi cho các quốc gia thành viên ASEAN trong quá trình hợp pháp hoá tài liệu nước ngoài nhằm thu hút đầu tư trực tiếp từ nước ngoài. Mặt khác, Apostille cũng có thể đóng vai trò tăng và mở rộng xuất khẩu của các quốc gia thành viên ASEAN sang các quốc gia khác. Việc ký kết và công nhận Công ước này đối với các quốc gia ASEAN được đánh giá là biện pháp giúp mở rộng cơ hội xuất khẩu, đầu tư sang quốc gia khác và ngược lại là tiếp nhận nguồn đầu tư trực tiếp từ nước ngoài vào quốc gia mình.
[1]Báo Chính phủ - Kế hoạch thực hiện Công ước La Hay về miễn hợp pháp hoá giấy tờ công của nước ngoài [https://baochinhphu.vn/ke-hoach-thuc-hien-cong-uoc-la-hay-ve-mien-hop-phap-hoa-giay-to-cong-cua-nuoc-ngoai-102260225164242649.htm]
Lexsol là đội ngũ luật sư trẻ trung, năng động với hơn 10 năm kinh nghiệm trong việc tư vấn và giải quyết các vấn đề pháp lý cho cả doanh nghiệp trong nước và quốc tế.
152-154 Võ Văn Kiệt, Phường Bến Thành, Tp.HCM, Việt Nam
Điền thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ tư vấn chi tiết cho bạn trong vòng 24h.
